年末調整手続きの電子化は義務? 変わる部分やメリットとは

 

2020年10月1日以降、年末調整手続きについても電子化が始まることになりました。

年末調整の処理は、従業員から回収した書類の記載や計算が合っているかの確認も含めて、とても手間のかかる作業です。

さらに、企業側には7年間の保存義務の期限があり、従業員の多い企業では保管スペースもそれなりに必要です。

全て電子化されれば、これらの問題が一気に解決する!

という事なのですが..。

従業員の少ない零細企業や、特に社長1人や家族だけで経営している会社などは、次のように思う方もいるのではないでしょうか?

電子化するために余分にコストや労力がかかるのではないか? 余計なことをしてくれるな!

と、私はこの話を聞いた時にその様に思った一人です。

 

年末調整手続きの電子化って、いったい何?

手続きは、どのように変わるの?

メリットはあるの?

という内容について、解説します。

 

 

年末調整の電子化って何?

今まで年末調整は、扶養控除等申告書などの各種申告用紙に従業員が手書きして、書面で勤務先に提出していました。

これまでの年末調整(イメージ図)

出典:年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するFAQ

 

これら各種申告書などの書類を、パソコンスマホを使って電子データで作成し、勤務先に提出しようというものです。

電子化後の年末調整(イメージ図)

出典:年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するFAQ

 

年末調整時に必要な、保険会社等から発行される控除証明書も電子データで受け取り、電子データ化された控除申告書に添付して、メール等で勤務先に渡します。

勤務先では、受け取った電子データを給与システム等に取り込んで処理を行います。

電子化される書類

年末調整書類関係

  • 扶養控除等申告書
  • 配偶者控除等申告書
  • 保険料控除申告書
  • 住宅ローン控除申告書(2019年以後の居住年)
  • 基礎控除申告書(令和2年分から新設)
  • 所得金額調整控除申告書(令和2年分から新設)

控除証明書等関係

  • 保険料控除申告書
    (生命保険料(新・旧)、個人年金保険料(新・旧)、介護医療保険料及び地震保険料に限る)
  • 住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除証明書
  • 年末残高等証明書(住宅ローン残高証明書等)

 

完全に電子化したときの流れとメリット

会社も従業員も、年末調整手続きを完全に電子化した場合、つまり理想的な状態になった場合の流れについて見てみましょう。

従業員は「マイナンバーカード」を取得済みで、マイナポータル連携も完了している状態を想定しています。

従業員

年末調整を電子化 従業員がやること(イメージ図)

出典:マイナポータル連携準備編(従業員向け2)

年末調整の時期に、従業員がやる事は次の4つです。

  1. 年末調整ソフト、またはマイナポータルAPをダウンロード
  2. マイナポータル連携により、控除証明書等のデータを一括ダウンロード
  3. 控除申告書データを作成(自動計算)
  4. 完成した控除申告書をメール等で会社へ送る

電子化のメリットは、控除証明書は、マイナポータルで一括ダウンロードができる点です。

従来のように、控除証明書を何処に置いたっけ? ということが無くなります。

さらに、自動計算してくれる上に、何度も名前や住所を書く手間が無くなる点もメリットでしょう。

申告書のどこに書くの? 計算はどうやるの? と迷うことが無くなります。

電子化することで手早く処理できることが期待できます。

会社

年末調整を電子化 会社側(イメージ図)

出典:年末調整の電子化 スケジュール編

従業員から届くデータは、そのまま取り込んで利用することができます。

  1. 従業員から届いたデータを、給与システムに取り込む
  2. 自動チェックされ、年税額が計算される

従来のように、添付されている控除証明書と申告書に記載の数字のチェックは不要になります。

申告書は自動計算されているので、申告書に記載されている数字の検算も不要になります。

給与システムに取り込みできるので、給与計算ソフトに控除額の数字を入力する手間が不要になります。

さらに、書類の保管スペースが不要になります。

年末調整業務を、税理士の先生に丸投げしてお願いしている場合には、あまりメリットを感じないかもしれませんね。

 

年末調整手続きの電子化は、義務ではない!

一番気になるのが、義務か否かという事ではないでしょうか?

2020年分については義務ではありません。(参考:FAQ 問1-8

今までどおり、書面の申告書で良いことになっています。

義務ではないですし、準備に手間もかかるので、先延ばしOK!です。

一方、ここ何年か続けて年末調整関係の書類が変わり続けています。

令和2年分からは、「基礎控除申告書」と「所得金額調整控除申告書」が増えてより煩雑になっていますが、電子化すれば手書きも計算も不要です。

環境が整い、操作の手順などに慣れた頃には、企業側も従業員側も、共に手続きがもの凄く楽になりそう!

案内を読む限りは、その様に思える内容です。

現在は電子化は義務ではありませんが、電子化の流れは止まらないと思いますので、将来的には義務化される日が来ると思います。

出来ることから少しずつ電子化を進めた方が良いと思います。

 

令和2年末 年末調整